El día 22 ndy 23 rdde octubre de 2024, 70 participantes de 11 Estados miembros de la UE se reunieron en Berlín, Alemania, para la V Reunión de Beneficiarios de ALMA. Este evento se centró en la presentación periódica de informes, estrategias de comunicación de proyectos y actualizaciones sobre los 29 proyectos activos de ALMA. El evento alentó el intercambio de conocimientos y la colaboración, con una Clínica de Casos, una sesión interactiva de entre pares diseñada para la resolución directa de problemas entre los beneficiarios y los operadores de proyectos alemanes experimentados. Además, los participantes se beneficiaron de las visitas de estudio a dos organizaciones locales de proyectos, KIDS & Co y WeTeK, y participaron en consultas directas con los coordinadores del proyecto del European Competence Centre for Social Innovation.
Markus Lobbert, Jefe de la División EF2 Aplicación del Programa del FEAD, Autoridad de Gestión de la FEAD, Transformación Digital del Ministerio Federal de Trabajo y Asuntos Sociales (BMAS) de Berlín, subrayó la importancia de la colaboración transnacional en los programas sociales, aprovechando 17 años de experiencia en este ámbito: «Nuestra experiencia en Alemania ha demostrado que el concepto de programas de intercambio transnacional es altamente exitoso. Estos programas llegan a quienes a menudo se consideran inalcanzables. Por eso, como Alemania, creemos que es crucial que este concepto se aplique en el mayor número posible de Estados miembros de la UE. Es un elemento esencial de una Europa social que apoya activamente a los jóvenes desfavorecidos.
Marcel Clive Huegel, Oficial de Políticas y Director de Programas de JUVENTUS: Mobilit-t st.rken . f.r ein soziales Europa en BMAS, destacó el rol crítico de la reunión en el fomento del aprendizaje entre pares y el intercambio de conocimientos a través de diversas experiencias operativas: «Este evento son altamente significativos». Aunque las condiciones difieren de un país a otro e incluso entre regiones, todos los participantes pueden beneficiarse de esas reuniones. Las personas menos experimentadas pueden aprender de aquellos con mayor experiencia, mientras que los nuevos operadores de proyectos ofrecen nuevas perspectivas sobre diversos temas. Las discusiones a menudo conducen a ideas valiosas, y puede ser reconstar que otros también enfrentan desafíos similares.
Importantes puntos destacados en la presentación periódica de informes para proyectos de ALMA
El coordinador del proyecto del European Competence Centre for Social Innovation, presentó a los participantes en la principal tarea de gestión de proyectos del año, la primera presentación periódica de informes. Este proceso marca la finalización del primer año de ejecución del proyecto y muestra el progreso sustantivo y técnico de los proyectos de ALMA. También explicó que el logro satisfactorio de las actividades y entregables previstos permitiría el desembolso de un segundo pago de prefinanciación, lo que garantizaría la continuidad de los proyectos.
En la presentación se detallaba el proceso de presentación de informes, que abarcaba lo que debía presentarse, cuándo y cómo, con un enfoque específico en la declaración de gastos en diferentes formularios de financiación. Además, Dovil-Poeckien destacó la importancia de proporcionar documentos justificativos u otras pruebas para confirmar el logro de los productos, así como asegurar que los datos se alinean con los estados financieros de Beneficiarios.
Esta sesión fue una parte vital del evento, equipando a los participantes con los conocimientos y la claridad necesarios para una gestión eficaz de los proyectos, la presentación de informes y la sostenibilidad a largo plazo.
Comunicación eficaz y su papel en el éxito de los proyectos de impacto
Uno de los temas esenciales abordados durante la reunión fue la importancia de una comunicación eficaz para garantizar el éxito y la visibilidad de los proyectos de impacto. Karolina Andriucákevi-t, experta en Comunicación del Centro Europeo de Competencia para la Innovación Social, destacó que la comunicación clara no sólo expresa objetivos y resultados de proyectos, sino que también fomenta la confianza, fortalece la colaboración y promueve la transparencia.
Explicó: La comunicación eficaz fortalece la reputación de la organización de ejecución, ayudando a asegurar un mayor apoyo y recursos. Esto es esencial para lograr el éxito a largo plazo más allá del nivel de proyecto individual.
El método de la Clínica de Casos: abordar los retos y fomentar soluciones innovadoras
Una característica definitoria de la 5a Reunión de Beneficiarios de ALMA fue la introducción del método Case Clinic, un enfoque de la clínica de casos diseñado para abordar desafíos específicos de proyectos e inspirar soluciones innovadoras. Este método alentó las discusiones entre los participantes y los operadores de proyectos alemanes experimentados – KIDS & Co, WeTeK y YOPIC – centrándose en estrategias prácticas para gestionar cuestiones complejas en la implementación de proyectos. Moderada por Eglá Kryanauskait, Coordinadora de Proyectos del Centro Europeo de Competencia para la Innovación Social, la sesión creó una plataforma para intercambios dinámicos y de solución de problemas.
Anna-Maria Aichner, de KIDS & Co, reflexionó sobre el objetivo de la sesión: «Al compartir nuestra forma de trabajar, pretendemos equipar a los participantes con la confianza y la libertad para experimentar con ideas creativas».
Durante la Clínica de Casos, cada representante del proyecto presentó un desafío organizativo específico, lo que dio lugar a la discusión de 14 casos en total. Aunque las cuestiones individuales variaban, surgieron varios temas comunes, entre ellos:
- Desarrollar nuevos métodos para llegar al público objetivo,
- Mantener la participación de los participantes más allá de la fase de movilidad, y
- Gestión efectiva de las tasas de abandono escolar de los participantes.
La Clínica de Casos generó una serie de preguntas relevantes, proporcionando una base para compartir conocimientos y soluciones propuestas. Los temas clave incluyeron:
- Participación de las partes interesadas que no son parte de proyectos formales: estrategias que implicaban identificar objetivos compartidos, abordar los contactos apropiados dentro de las organizaciones y organizar eventos conjuntos para demostrar beneficios mutuos.
- Motivar los NEET (jóvenes no en la educación, el empleo o la formación) para aceptar ofertas de empleo después del proyecto: las sugerencias incluían crear trayectorias profesionales claras, formar una red de exalumnos para inspirar confianza, y ofrecer horarios de trabajo flexibles para alinearse con las necesidades de los jóvenes.
- Fomento de la confianza en los servicios públicos entre los jóvenes: los participantes destacaron la importancia de la divulgación, garantizar la visibilidad de los servicios de apoyo y aumentar los canales de comunicación adaptados a los jóvenes.
Además de estos temas generales, surgieron algunas estrategias prácticas para apoyar los desafíos específicos de cada proyecto, entre ellas:
- Llegar al Grupo Objetivo: los participantes sugirieron utilizar una variedad de métodos de divulgación, incluyendo organizar eventos comunitarios, trabajar con influencers de redes sociales y permanecer presente en lugares comúnmente visitados por jóvenes. También se aconsejó una estrecha colaboración con las organizaciones locales y el apoyo a la familia para fomentar un compromiso sostenido.
- Mantener el Compromiso Post-Movilidad: Sugerencias para mejorar la participación de los participantes después de la movilidad incluyeron la organización de ferias de empleo, la orientación paso a paso, la introducción de programas de tutoría por pares y la presentación de historias de éxito de los participantes anteriores para demostrar resultados alcanzables.
Los participantes también examinaron los problemas adicionales que se planteaban en diversas fases del proyecto, entre ellos:
- Incluir a los jóvenes de las zonas remotas o rurales y ayudarles a acceder a las oportunidades pertinentes,
- Mantener la motivación en todas las etapas del proyecto, en particular para aquellos con circunstancias personales complejas,
- Gestión de las disparidades en las tasas de financiación de proyectos, que repercuten en la ejecución de los programas. Por ejemplo, los representantes de proyectos de Polonia expresaron su preocupación por las tarifas diarias fijas, lo que sugiere que las tasas de movilidad deben reflejar el costo de la vida en el país anfitrión para apoyar la igualdad de acceso entre los Estados miembros.
Las estrategias para superar estos desafíos incluyeron la segmentación de la divulgación a los influencers locales y figuras comunitarias respetadas, la publicación de avisos en áreas comunitarias de alto tráfico y el empleo de publicidad en redes sociales para aumentar la visibilidad del proyecto. Además, se destacó que los esfuerzos de participación personalizado para satisfacer las necesidades únicas de cada grupo objetivo eran esenciales para motivar a los participantes. Se demostró que enfoques como ejercicios de autorreflexión, oportunidades de retroalimentación anónimas y refuerzos positivos del crecimiento personal para fomentar la confianza de los participantes y fomentar la retención.
Para concluir, la V Reunión de Beneficiarios de ALMA proporcionó una valiosa plataforma para el aprendizaje colaborativo, el intercambio de conocimientos. Al centrarse en la presentación periódica de informes, la comunicación eficaz y el método de la formación entre pares, el intercambio de conocimientos de los operadores nacionales de proyectos, las visitas de estudio, el evento empoderó a los participantes para abordar los desafíos de manera más eficaz y fortaleció las bases para el éxito continuo en los proyectos de ALMA en toda Europa.
